הכנה לשיחות משוב – קייס סטאדי

למה עכשיו?

תהליכי ההערכה השנה לא דומים לשום דבר. אם בימי שגרה שיחות משוב יכולות לעורר רתיעה והימנעות – קל וחומר בתקופה כאוטית כמו זו שאנו נמצאים בה.

מה יתואר כאן?

תהליך הכנה מקיף – של המנהלים ושל העובדים לקראת שיחות משוב בתקופה של חוסר יציבות ושינוי בארגון גלובאלי גדול.

פרטי האירוע:

זה היה לפני שנים ספורות, ארגון גלובאלי גדול היה בתהליך של שינוי וצמצום של עובדים בחלק מהאתרים, ובמקביל עבר לדרישת הקורפורייט גם תהליך של שינוי בתהליך הערכת העובדים: יצירת קליברציה לתהליך ההערכה. כוונת הארגון היתה לייצר סטדנטיזציה במשובים ולעודד אומץ ניהולי, אולם משמעות התהליך בעיני המנהלים בשטח והעובדים היתה שנמוך בסטנדרט ההערכות שהיה מקובל שנים רבות. בנוסף על כך, היינו זמן קצר לאחר סיום סגרי הקורונה. זה בתורו יצר אתגרים באמון בין העובדים לבין הארגון, וגם מחסור רב בזמן משותף של פנים אל פנים.

ללא ספק, אתגר כפול ומכופל בתקופה שגם כך מזמנת הרבה "רעש" ארגוני וחשדנות מצד העובדים. שונה מאד מהיום (כלום לא דומה להיום…), ועם זאת דומה.

כיצד ניגשנו לטפל באתגר הזה?

בתחילה, כמו בכל אתגר – למדנו את השטח. מה היה, מה השתנה, ממה האנשים חוששים. ומכאן פיתחנו מענה שהקיף את כל בעלי התפקידים בארגון: מנהלים בגלובל, מנהלים מקומיים, וכלל העובדים.

עבור המנהלים בגלובאל הארגון יצר הדרכה מקיפה בוירטואל .

עבור המנהלים המקומיים יצרנו סדנאות פרונטליות אשר כללו תרחישי סימולציה ששוחקו ע"י שחקנים, ואשר היוו התממשות של תרחישי הקצה שהמנהלים חששו מהם ביותר. זה נעשה על מנת לאפשר להם להתכונן לכך נפשית וגם על מנת לתת פלטפורמה לשיתוף בידע ובניסיון קיימים אל מול התמודדויות כאלה.

עבור העובדים יצרנו הדרכה שנגעה בנקודות המרכזיות שעלולות לעורר התנגדות והדיפה של המשוב ונתנה כלים כיצד לצלוח שיחה מורכבת ולעזור למנוע הסלמה מיותרת.

השימוש בסימולציות אפשר לארגון לקבל גם הבנה עמוקה יותר של המורכבות שבעלי התפקידים מתמודדים איתה (סוגיות שעלו באבחון , ולאחר מכן גם בשיח המשותף בין המנהלים) וגם מתן של כלים מעשיים ומודלים אפקטיביים להתמודדות עם תרחישי קצה.

בהעדר הכנה כזו לבעלי התפקידים – אנו פוגשים על פי רוב פלח מסוים של מנהלים שדוחים ונמנעים מהשיחות, פלח אחר שעושה אותה באופן טכני רק על מנת לסמן וי ופלח שמתמודד ברצינות – כמיטב יכולתו והכלים שיש ברשותו. ההכנה מאפשרת לארגון להעביר מסר אחיד ובהיר לגבי המטרות והרוח של הארגון ביחס לתהליך ולתקופה, וגם לאפשר מקום להיות בו בשאלה, בהתייעצות, ובהיתמכות.

מה ניתן לאמץ מזה לתקופה הנוכחית?

המקרה שהוצג כאן הוא מקרה של מענה מלא, הכרוך בהשקעת משאבים רבה. מתוכו תוכלו לאמץ, בהתאם למה שמתאפשר בתקופה הזו, מרכיבים שיעזרו לכם לתת את התמיכה הנחוצה בתקופה הזו.

לדוגמא – מנהלים רבים ייתכן ושואלים את עצמם כיצד יוכלו לבצע שיחות משוב שיתנו ערך לעובדים שעברו חוויות קשות ושתפקודם נפגע בעקבות זאת. קיום של סדנת סימולציות שמאפשרת לפגוש מקרה כזה לדוגמא, להתאמן, לקבל משוב ולחשוב יחד עם קבוצת עמיתים יכולה מאד לסייע ולהקל על מנהלים באתגר הזה. בנוסף, אמירה ארגונית של מנהל בכיר בתחילת היום יכולה לשחרר מנהלים מקבעונות עבר ומציפיות לא ריאליות לתהליך הזה ולאפשר להם את הגמישות הנחוצה לביצוע התהליך בזמנים הללו.

שתפו את הכתבה

קבל מאיתנו עדכונים באופן קבוע

דילוג לתוכן